Organizacja konferencji to niemałe wyzwanie logistyczne, które wymaga od pomysłodawców takiego eventu sporo uwagi i zaangażowania. Warto więc ustalić dobry plan działania i krok po kroku realizować poszczególne zadania związane z tym przedsięwzięciem. Jedną z najistotniejszych kwestii, o których muszą pomyśleć organizatorzy konferencji, jest dobór odpowiedniego miejsca. Czym kierować się wybierając obiekt na tego typu event? Podpowiadamy.

Jaka lokalizacja będzie dogodna dla uczestników konferencji?

Pierwszym aspektem, który należy uwzględnić, wybierając miejsce na konferencję, jest przede wszystkim obszar, w jakim chcemy zorganizować takie wydarzenie. Najlepiej jeżeli miasto lub miejscowość, gdzie zaczniemy poszukiwania obiektu na tego typu event, ma dogodną dla wszystkich uczestników lokalizację. 

Czasami jednak osoby uczestniczące w konferencji pochodzą z różnych regionów, a więc trudno jest znaleźć uniwersalne miejsce na organizację takiego wydarzenia. W takim przypadku, wybierając hotel na konferencje, należy zwrócić uwagę na to, jak skomunikowane jest miasto, w którym się on znajduje. Dobrze jeżeli dojazd do takiego obiektu możliwy jest zarówno koleją, komunikacją miejską, jak i samolotem. Z drugiej strony hotel w centrum miasta może rozpraszać uwagę niektórych uczestników. Najlepiej więc postawić na obiekt znajdujący się niedaleko dużej, dobrze skomunikowanej miejscowości.

Ilu gości będzie uczestniczyło w konferencji?

Kolejnym czynnikiem, który należy uwzględnić, wybierając odpowiednie miejsce na konferencję, jest szacowana liczba gości takiego wydarzenia. Zwłaszcza w przypadku eventów na kilkaset osób, dobór odpowiedniego obiektu, który pomieści wszystkich uczestników, może być sporym wyzwaniem. W hotelu, w którym chcemy zorganizować konferencję, musi znajdować się odpowiednio wyposażona sala, która pomieści wszystkich uczestników. Dobrze jeżeli dodatkowo w obiekcie takim będą zlokalizowane mniejsze salki, gdzie będzie można na przykład przeprowadzić warsztaty dla wybranych grup.

Czy warto organizować konferencję w hotelu?

W przypadku, kiedy konferencja zaplanowana jest na na przykład weekend lub kilka dni, najlepiej zarezerwować obiekt, który dysponuje sporą bazą noclegową, aby uczestnicy mieli możliwość zatrzymać się na miejscu. Warto zwrócić uwagę również na standard pokoi hotelowych. Niezwykle istotnym elementem, który należy uwzględnić, rezerwując obiekt na konferencję, jest wyżywienie. Jeżeli event ma trwać wiele godzin, musimy zadbać o catering. Dobrze więc postawić na miejsce, gdzie znajduje się już odpowiednie zaplecze kuchenne, na przykład restauracja. W przypadku, kiedy wydarzenie ma potrwać kilka dni, goście z pewnością docenią możliwość zjedzenia ciepłego posiłku w hotelowej restauracji, a także odpoczynku w luksusowym pokoju.